Хранение документов в архиве

Стандарты, регламентирующие требования к хранению документов

Согласно ГОСТ 2.102-68 “ЕСКД. ВИДЫ И КОМПЛЕКТНОСТЬ КОНСТРУКТОРСКИХ ДОКУМЕНТОВ” различают:

“Оригиналы - документы, выполненные  на любом материале,  предназначенные для  изготовления по ним подлинников и заверенные разработчиком”.

“Подлинники - документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное  воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.”

“Дубликаты - копии подлинников, обеспечивающие идентичность воспроизведения подлинника, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий”.

“Копии -  документы, выполненные способом, обеспечивающим идентичность их с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации, ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма- дубликата”.

Кроме того, в этом ГОСТе после внесения изменений в 2006 году  регламентированы понятия электронных оригиналов, подлинников, дубликатов и копий, а также упоминается понятие электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Согласно ГОСТ 2.501-88  “ЕСКД. ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ”:

“ Подлинники, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки “